Organizacja i zasady działania archiwum zakładowego

1. gromadzenie wszystkich akt wytworzonych w instytucji bez względu na ich przynależność do określonych kategorii,(z art. 5 wyraźnie wynika, że nie jest możliwe, aby zlecić ten obowiązek np. archiwistycznym firmom komercyjnym),
2. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i ich przygotowania do przekazania do archiwum,
3. przestrzeganie stosowania normatywów kancelaryjno-archiwalnych,
4. przejmowanie akt,
5. przechowywanie, zabezpieczanie oraz ewidencjonowanie,
6. porządkowanie,
7. prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął,
8. dbałość o zachowanie dokumentacji w odpowiednim stanie fizycznych,
9. przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.

1. ilość i stan jednostek archiwalnych z podziałem na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną,
2. ilość przejętych jednostek archiwalnych w rozbiciu na komórki organizacyjne,
3. ilość wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej,
4. ilość udostępnionych oraz wypożyczonych akt,
5. wykaz komórek organizacyjnych, które w danym roku nie przekazały akt.

• na terenie niezalewowym oraz właściwie zagospodarowanym i oświetlonym;
• w budynku biurowym, najlepiej w jego północnej lub północno-wschodniej części;
• na parterze lub piętrze budynku (przy uwzględnieniu wytrzymałości stropów); Jeśli usytuowane są na górnych kondygnacjach, to należy pamiętać, by stropy pozwalały na ich obciążenie minimum 800 kg/m2 przy regałach stacjonarnych i 1400 kg/m2 przy regałach kompaktowych.
• nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, posiada dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych;
• zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu;
• lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny (posiadający dostęp światła dziennego), równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien posiadać sprawną instalację elektryczną (przy czym lampy powinny być osłonięte kloszami) i dobrą wentylację;
• pomieszczenia archiwum zakładowego powinny stanowić:
• pokój biurowy;
• magazyny archiwalne gwarantujące właściwe przechowywanie akt i zapewniające odpowiednią rezerwę wolnego miejsca na dopływy dokumentacji;
• pomieszczenie spełniające funkcje czytelni (w przypadku dużej liczby udostępnień akt na miejscu);

1. wg komórek
2. wg napływu.

Odrębnie należy gromadzić i układać akta kategorii A.
Systemy układania:

1. pionowy
2. pionowo-płaski (teczka jedna obok drugiej na przemian grzbietami do dołu i do góry),
3. poziomy.

ŚRODKI EWIDENCYJNE

1. spisy zdawczo-odbiorcze (oddzielnie dla kat. A i B) – numeracja spisów powinna być prowadzona wg ich wpływu do archiwum od początku;
2. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych,

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW

Akta udostępnia się na podstawie karty udostępniania przez kierownika komórki organizacyjnej, z której dane akta pochodzą. Poszukiwania kart potrzebnych do udostępnienia lub wypożyczenia przeprowadza w magazynach archiwalnych wyłącznie personel archiwum zakładowego. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia wypożyczonych akt archiwista sporządza w dwóch egzemplarzach protokół uszkodzenia lub zaginięcia, a kierownik jednostki przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.

1. Z dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym do celów innych, niż służbowe, osoby uprawnione mogą korzystać – każdorazowo za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej – na zasadach określonych przepisami:

a)    ustawy z dnia 8 lutego 1999 r. o ochronie informacji niejawnych   (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie,
b)    ustawy z dnia 12 stycznia 1984 r. Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz.24 z późn. zm.),
c)    ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133 poz. 883 z późn. zm.),
d)    ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112 poz. 1198),
e)    art. 16 i 17 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.).

W zależności od celu udostępnienia wymienionego w art. 2 ust. 1 ustawy archiwalnej, tj. nauka, kultura, gospodarka – materiały archiwalne mogą być udostępniane po upływie 30 lat od ich wytworzenia (art. 17 ust. 1) w formie oryginałów do wglądu, pod warunkiem ich zabezpieczenia (art. 28 pkt 3) lub też w formach zawartych w art. 28 pkt 5 ustawy, w tym w formie zaświadczeń na podstawie tych materiałów.

Autor: Małgorzata Bieda
Więcej informacji na szkoleniu pt.: „Archiwizacja dokumentacji w państwowych jednostkach organizacyjnych”.